Produktivitäts-Tools 2026: Meine 4 Favoriten für Fokus & Workflow

Hach, Produktivität und Fokus, am liebsten sogar fokussierte Produktivität… gibt’s was schöneres? Ich halte immer die Augen nach Tools auf, die mir den Arbeitsalltag erleichtern und Nervkram für mich lösen, dabei aber nicht zu überladen sind und kein ewig langes Onboarding brauchen. Die eierlegenden Wollmilch-Säue unter den Produktivitäts- und Fokus-Tools. Zumindest für mich.

Im letzten Jahr habe ich ganz viele tolle Tool genutzt und kennengelernt. Diese hier kommen mit in 2026 und werden von mir knallhart weitergenutzt, weiteroptimiert und weiterempfohlen. Ich bin jetzt schon gespannt, wie die Liste Ende des Jahres aussehen wird und welche neuen, coolen Tools ich vielleicht noch entdecken werde.

Das sind meine Lieblinge aus dem letzten Jahr:

Blitzit

Meine allerbeste Neuentdeckung war Blitzit. Blitzit ist To-Do-Liste, Time-Tracker, Pomodoro-Timer und Priorisierungstool in einem und belohnt jede abgeschlossene Aufgabe mit einem kleinen Gif und/oder Ton. Vor Blitzit habe ich mit der Timetracking-App und To-Do-Listen auf Papier, in Notion und auf losen Zetteln gearbeitet und dadurch immer wieder Dinge vergessen oder vergessen, (wichtige) Projekte zu tracken. Oh, Timeslots im Kalender habe ich auch schon versucht, das hat Null für mich funktioniert. Eigentlich habe ich sehr lange nach einem Zeit-Tracking gesucht, das sich mit einer Aufgabenplanung verknüpfen lässt, aber nie wirklich eins gefunden, dass all meine Bedürfnisse abdeckt.

In Blitzit kann man mehrere Listen anlegen, denen man dann Aufgaben im Backlog hinzufügen kann. Aufgaben können eine „Estimated Time“ haben, dann läuft der Timer nach unten, sie können Notizen und Unteraufgaben haben. Vom Backlog aus kann man sich einzelne Aufgaben in die aktuelle Woche planen und sieht dann schön übersichtlich, wie viel Arbeitszeit geplant ist. Von dort aus kann man dann die Aufgaben auf den aktuellen Tag schieben und „blitzen“, also durchballern. In einer zweiten Ansicht kann man sich Reportings ausgeben lassen, damit man eine Übersicht über die verbrauchte Zeit hat, wenn man mit Listen arbeitet, sind die nochmal extra aufgeführt.

Zu meinem Setup: Ich habe eine für jedes große Kundenprojekt, eine für Business-Admin Kram und jeweils eine für Passion Projects. Ich habe ein paar wiederkehrende Aufgaben wie meine Montagsroutine oder meinen wöchentlichen Accountability-Call und habe das ganze Ding noch mit TidyCal verknüpft, sodass Meetings automatisch mit in die zeitliche Planung rutschen.

Ich nutze Blitzit seit Ende November 2025 und bin komplett happy damit.

Das Tool kostet um die 90€ im Lifetime-Deal (lieben wir!), mit dem Code SABRINA gibt’s 30% Rabatt über meinen Affiliate-Link*

Ulysses

Ablenkungsfreies Schreiben ohne große Formatierungsmöglichkeiten und Gedöns? Count me in! Ich mag’s, wenn Software so minimalistisch ist, dass sie mich nicht von meinem eigentlichen Ziel abhält und genau das macht Ulysses. Außerdem kann man hier seine Texte nach Projekten und Gruppen organisieren und so den Überblick behalten. Es gibt alle wichtigen Dinge, die jedes Schreibprogramm haben sollte, wie Zeichen- und Wörterzählen, Bilder, Notizen, und sogar Schreibziele hinzufügen. Man kann seinen Texten außerdem Tags geben, nach denen in den Gruppen gefiltert werden kann und denen dann auch noch Farben und Icons geben (liebe ich). Texte formatiert man mit Markdown, also mit Rauten, Sternchen, Unterstrichen und anderen Zeichen. Am Anfang vielleicht etwas ungewöhnlich, aber man kommt schnell rein.

Ich nutze Ulysses jetzt seit bestimmt 10 Jahren, habe hier die meisten Texte und 2 Reiseführer drin geschrieben. Top Software, große Empfehlung!

Ulysses gibt’s nur für Apple-Geräte, ich habe die Mac App und kostet 39,99$ im Jahr (ich meine, der Appstore bucht bei mir auch 39,99 € ab…).

Mehr Infos gibt’s hier: https://ulysses.app/

TidyCal

Wenn du einen Call mit mir vereinbaren willst, ist es sehr wahrscheinlich, dass ich dir einen Link zu TidyCal schicke. Ich habe nämlich keine Lust auf Termin-Pingpong und so kannst du direkt auf freie, festgelegte Slots in meinem Kalender zugreifen.

TidyCal ist ein Terminbuchungs-Tool wie z.B. Calendly und hat alle Funktionen, die ich gut finde: Termine mit meinem Kalender abstimmen, Zeiten für Termine begrenzen, Videocalls mit dem Tool meiner Wahl anbieten, customized E-Mail Reminder versenden, Gruppenbuchungen, bezahlte Buchungen, GDPR-Konformität, und, und, und.

Ich bin von Calendly auf TidyCal geswitcht, weil mich die Preisgestaltung dort genervt hat und ich für meine Wunschfunktionen einen höheren Plan nehmen musste, als mir lieb war. Inzwischen nutze ich TidyCal seit bestimmt 3 Jahren und habe hier alle möglichen Termine hinterlegt.

TidyCal gibt’s bei AppSumo für 29$ als Lifetime-Deal* (aka. Einmalzahlung).

Notion

Ich habe ein kleine Hassliebe mit Notion, wobei der Liebe-Teil überwiegt… Ich weiß nämlich, dass Notion einfach ultra-krass ist, habe mir aber bisher nicht die Zeit genommen, mich richtig tief einzuarbeiten. Deshalb nutze ich hauptsächlich pre-made Templates, die ich für meine Bedürfnisse anpasse, aber eigentlich nutze ich nur ein großes Ding, was aus unterschiedlichen Templates zusammengewachsen ist: mein Jahresdashboard.

Hier sehe ich laufende, geplante und abgeschlossene Projekte, für Kunden und für meine Projekte, habe einen Redaktionskalender inkl. Ideensammlung und auf jeder Seite sind meine Jahresziele synchronisiert, sodass ich die immer schön im Blick habe, wenn ich Notion nutze.

Das ganze Ding basiert auf dem Yearly Overview von Deya, Projekte nutzen die The Ultimate Webflow Build Checklist von Flowguru und der Redaktionskalender ist eine Abwandlung vom Social Media Content Planner (den hab ich in den Notion Templates gefunden).

Ich bin recht happy damit, wie ich Notion nutze, auch wenn absolute Profis wahrscheinlich noch Optimierungspotenzial 3.000 sehen.

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Hinweis: Alle Links mit einem Sternchen sind Affiliate-Links. Wenn du eines der Tools testen oder kaufen möchtest, klick gerne vorher drauf, damit ich ein paar Cents dazu verdiene ✌️

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